Comment insérer, afficher et modifier un diagramme Visio dans Microsoft Word

Documenter vos diagrammes Visio dans Word

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Photo de Oleg Magni provenant de Pexels

Avant d'apprendre le processus d'insertion de Visio dans Word, il est important de comprendre ce qu'est Visio en premier lieu, et comment le programme vous aide en tant qu'utilisateur final.

La réponse à cette question est simple: Visio est un logiciel de création de diagrammes utilisé pour créer des organigrammes, des organigrammes hiérarchiques, des diagrammes de réseau et bien d'autres choses encore. L'application est un produit de Microsoft et fait partie de la famille MS Office. La version la plus récente de l'appli, Microsoft Visio 2019, a été publiée parallèlement à la suite Microsoft Office 2019 et comprenait certaines options avancées qui n'étaient pas présentes dans les éditions précédentes. En outre, vous pouvez également vous abonner à Visio Plan 1 ou Visio Plan 2 si vous utilisez déjà Microsoft Office 365.

Dans les sections suivantes, vous apprendrez à insérer un diagramme Visio dans un fichier MS Word, à le visualiser et même à modifier le dessin source directement dans le document Word lui-même.

Comment insérer un dessin Visio dans un document Word

Une fois que vous avez ouvert MS Word, le dessin Visio est facile à insérer dans le document. Vous pouvez suivre les instructions données ci-dessous pour y parvenir:

Étape 1: se rendre à la boîte à objets

Ouvrez le document MS Word dans lequel vous voulez insérer un dessin Visio, placez le curseur à l'endroit où vous voulez que le diagramme apparaisse, allez dans Insérer en haut et cliquez sur Objet dans le groupe Texte pour ouvrir la boîte Objet.

Étape 2: Insérer un dessin Visio

Allez dans l'onglet Créer à partir d'un fichier de la page d'accueil Objet cliquez sur Parcourir, utiliser la boîte Browse pour localiser et sélectionner le fichier Visio (avec l'extension *.vsdx), cliquer sur Ouvrir, cochez la case Lien vers le fichier une fois que vous êtes revenu sur la case Objet, et cliquez sur OK pour insérer le dessin Visio dans le fichier MS Word.

En ce qui concerne Microsoft Visio, si le dessin inséré est lié au fichier source *vsdx comme expliqué dans la section précédente, les options permettant de visualiser et de modifier le dessin ouvrent la même window, c'est-à-dire le diagramme dans Visio même.

Vous pouvez apprendre à visualiser/modifier un diagramme Visio dans MS Word en suivant les instructions données ci-dessous:

Étape 1 : Sélectionner le dessin

Lancez MS Word et ouvrez le fichier *.docx contenant le diagramme Visio que vous souhaitez afficher ou modifier. Ensuite, cliquez avec le bouton gauche de la souris sur le dessin pour le sélectionner.

Étape 2 : Afficher ou modifier le dessin

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le diagramme sélectionné, passez le pointeur de la souris sur Objet Visio lié dans le menu contextuel qui apparaît et cliquez sur Modifier le lien ou Ouvrir le lien dans le sous-menu qui s'affiche. Cela lance Microsoft Visio et ouvre le diagramme sélectionné que vous pouvez visualiser et/ou modifier.

Outre l'insertion de Visio dans Word, vous pouvez également exporter un diagramme que vous avez créé dans Microsoft Visio directement vers MS Word sans quitter l'application. Cela peut se faire à partir du ruban "Process" dont dispose Visio.

Les étapes indiquées ci-dessous expliquent comment exporter facilement un diagramme Visio vers MS Word:

Étape 1 : Sélectionner le dessin à exporter

Lancez Microsoft Visio, ouvrez le fichier contenant le diagramme que vous souhaitez exporter, et cliquez une fois avec le bouton gauche de la souris pour sélectionner le diagramme.

Étape 2 : Exporter le diagramme vers Word

Allez dans le menu Processus en haut, cliquez sur Word dans le groupe Exportation, et suivez les instructions à l'écran à partir de là pour exporter le diagramme Visio vers MS Word. Alternativement, vous pouvez aller dans Fichier > Exportation > Créer un document Word > Créer un document pour exporter le diagramme vers Word.

Note : Les étapes indiquées ci-dessus ne sont applicables que si vous utilisez Microsoft Office 365 et Visio Plan 2. S'il y a un décalage de version, il se peut que vous ne puissiez pas trouver les options suggérées dans les instructions ci-dessus. Afin de vérifier la version de l'application que vous utilisez, lancez Microsoft Visio, allez dans Fichier, et cliquez sur Compte dans le menu.

Si vous connaissez le fonctionnement de SharePoint, le fait de travailler avec Microsoft Visio vous donnera une grande visibilité dans votre carrière. Alors que Microsoft SharePoint a une courbe d'apprentissage raide, Visio peut être appris relativement facilement si vous avez bien étudié et si vous avez une bonne compréhension des diagrammes tels que les organigrammes, la hiérarchie organisationnelle, les diagrammes de réseau et leurs symboles, les plans d'étage, etc. en fonction de votre domaine de spécialisation.

Si vous trouvez que travailler avec Microsoft Visio est un défi et qu'insérer Visio dans Word est encore plus difficile en raison de l'interface trop peuplée, il existe une autre alternative, un peu plus facile, appelée EdrawMax que vous pouvez essayer. L'outil est disponible en version de bureau et en ligne, et l'utilisation de la version Web de la solution est gratuite. Tout ce dont vous avez besoin, c'est d'une adresse électronique valide, et vous pouvez commencer.